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米国大使館および領事館で、公証サービスを受けられるのは、原則的に米国籍の方、米国永住者の方(グリーンカードをお持ちの方)限ります。米国籍以外の方は、通常、アメリカ国内で使用する書類であれば公証サービスを受けることができます。また、書類をアメリカ国内で使用しない場合でも、米国関連法人の宣誓書を日本の法務局に提出する場合のみ、公証サービスを受けることが可能です(“法人の宣誓供述書と認証”の項を参照)。
必要書類・注意事項
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米国市民は日本で車を購入する時や、アパートの賃貸、ビジネスを始める時等に、「サイン証明書」の提出を求められることがあります。サイン証明書は、日本市民が使用する「実印」の役割を果たします。 サイン証明書 の用紙はダウンロードできます。
委任状
委任状は第三者に権限を委任するものです。例えば、ご自身が海外に滞在していてアメリカの物件を売買する際、第三者にその権限を委任します。大使館・領事館職員は委任状の書き方や内容について助言することはできません。公証をする前に、ご不明な点は弁護士などにご相談ください。
宣誓供述書とは、ご自身の供述を誓った、様々な目的で使用される書類です。米国大使館では、宣誓供述書の内容に関する正否は確認しません。宣誓供述に署名をする方の本人確認を行うだけです。 事前に供述を作成したい方は、こちらの宣誓供述書用の用紙をご利用ください。ただし、来館時に領事の面前でサインを求められるため、事前にサインはしないでください。ご自身の宣誓供述書に関して、日本政府機関に提出する関連書類も含め、大使館では内容や用途に関する助言は行いません。関係する日本の機関に直接相談し、ご自身の宣誓供述書が受入可能か、事前に必ずご確認ください。
書類の翻訳の認証
アメリカ大使館/領事館では翻訳サービスを行なっておりません。 書類の原本および英訳をお持ちいただければ、宣誓供述書の形式で英訳を公証することは可能です。宣誓供述書とは、ご自身の供述を誓った、様々な目的で使用される書類です。必ず翻訳した方ご本人が有効な写真付き身分証明書を持参のうえ大使館/領事館に来館し、領事の面前でサインしていただく必要があります。
日本企業登録のための宣誓供述
「外国会社の登記に関する日本の法律」によると、外国会社の登記に必要な書類や登記された内容を更新するための書類は、“外国会社が所在する本国の所管官庁や領事、もしくは日本の官公吏などにより証明されなければならない”とあります。 当館では宣誓供述の内容に関して助言することはできませんので、公証サービスを受ける前に弁護士などにご相談ください。 事前に必要事項を記入して頂き、書類はサインせずにお持ちください。領事の面前でサインを求められます。
法人の宣誓供述書と認証
書類の署名欄にご自身の役職を含める場合(社長、専務取締役、代表など)、その役職である事を証明する適切な書類(例:Certificate of Incorporation、登記簿謄本)をお持ちください。領事に求められた場合、役職に関する証明書類を提示して頂く場合があります。なお、名刺や会社のレターヘッドは証明にはなりませんのでご注意ください。 役職に関する証明書類をご提示できない場合、役職や法人名が入っている文言(例えば、“who acknowledged himself to be the (役職) of (法人名) “などの文言)を変更して頂くか、役職や法人名が入っている文言を訂正線で削除して頂きます。
米国で発行された大学の卒業証書や成績証明書、銀行通帳の記録、裁判所の謄本などの複製の認証(Certified True Copy)は承っておりません。書類の正式な複製については、書類の発行元にお問い合わせください。例えば成績証明書の正式な複製が必要な場合、書類の発行元である教育機関に直接申請する必要があります。詳細については、国務省のホームページをご覧ください。 また、米国より発行された出生証明書、婚姻証明書、離婚証書、死亡証明書などの書類を「本物である」と、認証することは出来ません。
米国パスポートの認証
米国大使館および領事館では、米国パスポートのコピーが原本から正しく複製されたものであることを認証することが出来ます。予約当日、原本である米国パスポートを忘れずにお持ちください。予約サイトにて予約を取る際は、“Request notarial and other services not listed above.” を選択してください。
Internal Revenue Service(IRS)で使用するITIN(個人納税者番号)またはPTIN(納税者番号)の取得を目的とした米国籍以外のパスポートの認証
アメリカ国外で米国の貯蓄債券を現金化する方法は、二通りあります。手続きの詳細については、Treasury Direct のウェブサイトをご確認ください。なお、大使館・領事館では貯蓄債権を現金化することは出来ません。大使館・領事館では、貯蓄債権を現金化する際に、関連する書類の公証サービスのみ提供しております。
日本国籍を申請するための米国籍証明書“Passport Information”
日本国籍を取得する際、日本政府より米国籍の証明もしくは「米国籍証明書(Passport Information)」の提出を求められる場合があります。こちらの書類にパスポート情報を記入し、サインはせずにお持ちください。サインは領事の面前にて求められます。
日本在住の方は、日本の公証サービスを利用することも可能です。取引証書の公証、書類や基本定款の認証、宣誓供述書などの書類で日本の公証役場を必要とされる方は、日本公証人連合会のウェブサイト(JNNA)をご参照いただき、公証の種類や費用、オフィスの所在地などご確認ください。なおアメリカ市民サービス、および日本公証連合会のウェブサイトでは、英語対応できる公証役場についての情報はございません。
日本での車の売買、アパートの賃貸などで「サイン証明書」が一般的に使われているのとは対照的に、米国の銀行や相互信託会社等で“サインを保証するメダリオン”が必要になる場合があります。これらは公証ではなく、証券に関連する特別な手続きで、米国証券取引委員会に認可されたメダリオン・プログラムに参加している金融機関の代表によって行われるものです。米国の領事はサインの保証/メダリオンを履行する事を許可されておらず、米国大使館および領事館では、このサインの保証およびメダリオンの証明を行うことはできません。 米国証券取引委員会 への連絡は、オンライン、電話:1-800-SEC-0330 (Investor Assistance and Complaints)、FAX: 202-942-7040、もしくは郵送:Mail Stop 11-2, 450 Fifth Street N.W., Washington, DC 20549 にて直接お問い合わせください。